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Kassen im Geschäftsalltag
18. August 2009 | 
Autor: In jedem Geschäft, in dem Waren oder Dienstleistungen gegen Geld verkauft oder erbracht werden, wird eine Kasse eingesetzt. Die Kassen werden dazu benutzt, die Umsätze zu verbuchen und das Geld aufzubewahren. Aber das ist nicht die einzige Aufgabe, die Kassen in einem modernen Geschäftsablauf erfüllen müssen. Die gebuchten Umsätze werden als Daten erfasst und in der Kasse gespeichert. In einem zentralen PC können diese Daten, per Datenfernübertragung in entsprechenden Warenwirtschaftsprogrammen ausgewertet werden und die daraus errechneten Statistiken geben genaue Rückschlüsse über den Umsatz pro Stunde, pro Tag, pro Mitarbeiter oder auch pro Filiale. Die Auswertungen können in der Regel über frei wählbare Zeiträume, verschiedene Artikel, je nachdem welche Informationen der Unternehmer braucht ausgegeben werden. Damit erhält er einen Überblick über die Geschäftsentwicklung, wann welche Umsätze zu erwarten sind, oder welche Artikel sich am besten und am schlechtesten verkaufen, was wann bestellt werden muss und vieles mehr. Alle wichtigen Entscheidungen eines Unternehmers werden so durch genaue Informationen gestützt. Die Grundlage dafür stellen die Daten aus den Kassen in den Geschäften. Deshalb ist es enorm wichtig, dass alle Verkäufe korrekt und zuverlässig verbucht werden, sei es in einem Fachgeschäft oder in der Gastronomie. Die Voraussetzung dafür ist, dass die Kassen leicht und intuitiv bedienbar sind. Viele Arbeitgeber nutzen heute, um in der Personalplanung flexibel zu sein, Arbeitskräfte, die im Minijob Bereich arbeiten und nur wenige Stunden am Tag oder pro Woche zur Verfügung stehen. Vorteil dabei ist, dass er mehrere solche Minijobber einstellen kann und so die Schichtpläne besser besetzen kann, als wenn er beispielsweise nur ein oder zwei Festangestellte für 40 Stunden die Woche einstellt, auf die er dann angewiesen ist. Nachteil ist, dass Angestellte im Minijob Bereich oft nicht lange in einem Betrieb bleiben, so dass häufig neue Arbeitskräfte eingearbeitet werden müssen. Das ist meistens langwierig und kostenintensiv, da zusätzlich zur neuen Arbeitskraft eine eingearbeitete Kraft eingeteilt werden muss. Wenn im Geschäft eine Kasse bedient werden muss, ist das oft eine große Hürde für die schnelle Einarbeitung. Moderne Kassen mit intuitiver Bedienerführung können die Einarbeitung wesentlich erleichtern, indem sie nur die Bedienschritte zur Verfügung stellen, die für den begonnenen Buchungsvorgang notwendig, bzw. möglich sind. Komfortable Touch Screens mit gut lesbaren Beschriftungen machen den Bedienvorgang selbsterklärend, so dass bereits nach wenigen Stunden der Einarbeitung die Kassen auch für ungeübtes Personal beherrschbar werden. Damit wird gewährleistet, dass die Umsätze im Geschäft auch von neuen Mitarbeitern korrekt eingebucht werden und keine verfälschten Ergebnisse in den Auswertungen auftreten oder dass Bedienfehler durch aufwändige Storniervorgänge rückgängig gemacht werden müssen. Das ist besonders dann wichtig, wenn Storni nur durch spezielle, dazu berechtigte Personen durchgeführt werden dürfen. Manche moderne Kassen sind auch in der Lage, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen. Das ermöglicht dem Unternehmer auf einfache Art, die Lohnabrechnungen stundengenau zu erstellen. Eine weitere Arbeitserleichterung mit Hilfe von modernen Kassen.
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Kassen in verschiedenen Einsätzen
Es gibt für Kassen, Kassensysteme, Registrierkassen und Netzwerkkassen die verschiedensten Einsatz-möglichkeiten. Während in kleinen Einzelhandelsgeschäften wie einem Tante-Emma-Laden eher die klassische Registrierkasse zum Einsatz kommt, warten Supermärkte und Warenhäuser aber auch Hotels und Restaurants mit ganz anderen Geschützen auf. So werden Hotel-Kassen speziell für diese Branche mit entsprechender Hotel-Software ausgestattet, die für jeden Hotelbetrieb auch noch individualisiert werden kann. So können Kassen und Internetauftritte von Hotelbetrieben durchaus miteinander kommunizieren. Eine Reservierung oder eine Buchung über das Internet ist bei den meisten Hotels möglich, und dabei werden die ersten Daten bereits in die Hotelsoftware übertragen. Ebenso haben viele Restaurants einen Internetauftritt, worüber auch Tischreservierungen gebucht werden können. Auch hier findet eine erste Datenübertragung aus dem Internet zur Software der Restaurant-Kassen statt. Warehäuser und Supermärkte nutzen Kassen im Netzwerksystem, was wiederum hier erhebliche Arbeitserleichterungen bedeutet. Ob aber nun im Hotelwesen, in der Gastronomie oder im Einzelhandel Kassen genutzt werden: über die Software der Kassen können zahllose Arbeitsabläufe vereinfacht und dadurch erhebliche Kosten eingespart werden. Die Arbeitszeiterfassung kann über jede Kassen-Software ermittelt werden, womit jede Lohn- und Gehaltsabrechnung zeitgenau ermittelt werden kann. Gerade bei Stundenlohn-Tätigkeiten ist eine Abrechnung der genauen Zeiten wichtig, weil die Mitarbeiter entsprechend ihrer vertraglich vereinbarten Arbeitszeit mit einem gewissen Grundgehalt rechnen und ihnen das auch zusteht. Natürlich kann in allen Branchen im Back-Office auf die jeweilige Kassen-Software zugegriffen werden, um besagte Arbeitszeiterfassungen abzurufen, getätigte Umsätze buchhalterisch weiter zu verarbeiten und Ein- und Ausgänge von Barzahlungen zu verbuchen. Im Lebensmittelhandel können auch Retourenerfassungen über die Kassen an die Buchhaltung übermittelt werden, was eine genauere Warenplanung ermöglicht. Da die Umsätze überall gewissen Schwankungen unterliegen, kann natürlich auch mittel- und langfristig die Umsatzentwicklung statistisch dargestellt werden, um damit für bestimmte Anlässe wie das Weihnachts- oder das Ostergeschäft Anhaltspunkte für die Warenbestellung zur Verfügung zu haben. Kassensysteme sind also, wo immer man hinsieht, nicht nur dazu da um Bareinnahmen zu registrieren. Vielseitige andere Einsatzmöglichkeiten helfen zusätzlich, laufende Kosten zu überblicken und ggf. auch zu senken.
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