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Eine Kasse in Handel und anderen Bereichen
13. Mai 2009 | 
Autor: Jeder Betrieb, der regelmäßig mit Bargeldgeschäften zu tun hat, sollte im Geschäft mit einer Kasse arbeiten, um eben diese Bargeldbeträge registrieren und aufrechnen zu können. Mit einer täglichen Umsatzabrechnung über die Kasse wird ein Journalbeleg erstellt, der für die betriebliche Buchhaltung ebenso wichtig ist, als dass auch dieser Beleg bei Betriebsprüfungen zur Vorlage bei den Finanzbehörden aufzubewahren ist. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten in verschiedenen Längen für verschiedene Belege. Aber Das soll hier nicht so ausführlich behandelt werden. Für die Erfassung von Bareinnahmen bieten Kassenhersteller kompetente Beratung und für jedes Unternehmen die richtige Kasse, Registrierkasse oder Netzwerkkasse. Verschiedene Anlässe machen die Nutzung einer Kasse notwendig, aber da manche Anlässe so selten sind, kann hierfür dann eine Kasse gemietet werden. Zum Beispiel bei kurzzeitigen Sonderverkäufen im Einzelhandel oder bei einmaligen/seltenen Events in der Gastronomie ist für die Bareinnahme zusätzlicher Verkäufe eine Kasse nötig. Diese Gelegenheiten sind prädestiniert, dass eine gemietete Kasse zum Einsatz kommt. Häufig werden hierfür herkömmliche Registrierkassen genutzt, die aber durchaus schon zur Generation der netzwerkfähigen Kassen gehören. Mit der Netzwerkfähigkeit kann auch eine ältere Kasse Daten in ein bestehendes Kassensystem übertragen und doch als eigenständige Kasse im Sonderverkauf oder bei einem Event im zugeteilten Bereich Umsätze und Verkäufe erfassen. Eine einfache Handhabung moderner Kassen und Registrierkassen sowie deren Netzwerkfähigkeit macht es außerdem ansprechend, für seltenen Bedarf eine Kasse zu mieten. Wenn eine neue Kasse anzuschaffen ist, ist zunächst das Gespräch mit einem Kassenhersteller zu führen, der herausfindet, ob und inwiefern sich die Ansprüche an eine Registrierkasse geändert haben, und ob dann nicht auch ein Kassensystem ebenso sinnvoll anzuschaffen ist. Es ist durchaus vorstellbar, dass besonders bei kleinen Unternehmen eine Kasse zur Miete angeboten wird, um selbige vor einer Kaufentscheidung zu testen. Auch das ist eine Möglichkeit, die für den Betrieb richtige Kasse zu finden. Verschieden Anforderungen erfordern für jede Branche, aber auch für viele gleichartige Betriebe werden verschiedene Kassen angeboten, die dann noch zusätzlich mit einer individuellen Kassensoftware ausgestattet sein können. Natürlich wird nicht nur im Handel eine Kasse genutzt, die je nach Betriebsart eine einfache Registrierkasse oder ein filialbezogenes Kassensystem ist. Kassensysteme, Netzwerkkassen und mobile Kassen werden auch in der Gastronomie und im Hotelwesen benötigt und genutzt. Und auch hier bieten Kassenhersteller branchebezogene Kassenlösungen, wobei eben auch in diesen Bereichen eine individuelle Kassensoftware zur Verfügung gestellt werden kann. Dabei ist beispielsweise in der Gastronomie der Einsatz einer mobilen Kasse, vor allem in Verbindung mit einem Kellnerrufsystem sehr sinnvoll, weil mit dieser Softwarelösung einer modernen Kasse den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zum einen viele Wege erspart und zum anderen den Gästen die Wartezeiten verkürzt werden.
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Kassen in verschiedenen Einsätzen
Es gibt für Kassen, Kassensysteme, Registrierkassen und Netzwerkkassen die verschiedensten Einsatz-möglichkeiten. Während in kleinen Einzelhandelsgeschäften wie einem Tante-Emma-Laden eher die klassische Registrierkasse zum Einsatz kommt, warten Supermärkte und Warenhäuser aber auch Hotels und Restaurants mit ganz anderen Geschützen auf. So werden Hotel-Kassen speziell für diese Branche mit entsprechender Hotel-Software ausgestattet, die für jeden Hotelbetrieb auch noch individualisiert werden kann. So können Kassen und Internetauftritte von Hotelbetrieben durchaus miteinander kommunizieren. Eine Reservierung oder eine Buchung über das Internet ist bei den meisten Hotels möglich, und dabei werden die ersten Daten bereits in die Hotelsoftware übertragen. Ebenso haben viele Restaurants einen Internetauftritt, worüber auch Tischreservierungen gebucht werden können. Auch hier findet eine erste Datenübertragung aus dem Internet zur Software der Restaurant-Kassen statt. Warehäuser und Supermärkte nutzen Kassen im Netzwerksystem, was wiederum hier erhebliche Arbeitserleichterungen bedeutet. Ob aber nun im Hotelwesen, in der Gastronomie oder im Einzelhandel Kassen genutzt werden: über die Software der Kassen können zahllose Arbeitsabläufe vereinfacht und dadurch erhebliche Kosten eingespart werden. Die Arbeitszeiterfassung kann über jede Kassen-Software ermittelt werden, womit jede Lohn- und Gehaltsabrechnung zeitgenau ermittelt werden kann. Gerade bei Stundenlohn-Tätigkeiten ist eine Abrechnung der genauen Zeiten wichtig, weil die Mitarbeiter entsprechend ihrer vertraglich vereinbarten Arbeitszeit mit einem gewissen Grundgehalt rechnen und ihnen das auch zusteht. Natürlich kann in allen Branchen im Back-Office auf die jeweilige Kassen-Software zugegriffen werden, um besagte Arbeitszeiterfassungen abzurufen, getätigte Umsätze buchhalterisch weiter zu verarbeiten und Ein- und Ausgänge von Barzahlungen zu verbuchen. Im Lebensmittelhandel können auch Retourenerfassungen über die Kassen an die Buchhaltung übermittelt werden, was eine genauere Warenplanung ermöglicht. Da die Umsätze überall gewissen Schwankungen unterliegen, kann natürlich auch mittel- und langfristig die Umsatzentwicklung statistisch dargestellt werden, um damit für bestimmte Anlässe wie das Weihnachts- oder das Ostergeschäft Anhaltspunkte für die Warenbestellung zur Verfügung zu haben. Kassensysteme sind also, wo immer man hinsieht, nicht nur dazu da um Bareinnahmen zu registrieren. Vielseitige andere Einsatzmöglichkeiten helfen zusätzlich, laufende Kosten zu überblicken und ggf. auch zu senken.
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Eine Kasse für viele Branchen
Eine Kasse soll einen Betrieb dauerhaft bei der Umsatzerfassung unterstützen. Dazu werden Kassen, Registrierkassen und Netzwerkkassen meist gekauft und sind somit Betriebseigentum. Es gibt aber verschiedene Gelegenheiten, wozu die Anschaffung einer Kasse nicht notwendig ist. Da gäbe es beispielsweise kurzzeitige Sonderverkäufe im Einzelhandel oder einmalige bzw. seltene Events in der Gastronomie und im Hotelwesen. Für diese Gelegenheiten können Kassen gemietet werden. Die Bedienerfreundlichkeit und einfache Handhabung moderner Kassensysteme und Registrierkassen macht es zusätzlich attraktiv, für Sonderveranstaltungen eine Kasse zu mieten. Wenn ein neues Kassensystem angeschafft werden soll ist ein kompetentes Gespräch mit einem Kassenhersteller mehr als sinnvoll. Hier können Anforderungsprofile erstellt werden, die an Kassen gestellt werden. Dadurch lässt sich zumindest die Anzahl der in Frage kommenden Kassensysteme oder Registrierkassen eingrenzen. Dass aus diesem Angebot zur Erprobung das eine oder andere Kassensystem gemietet wird, ist durchaus legitim. So ist es möglich, aus mehreren in Frage kommenden Kassen, Registrierkassen oder Kassensystemen das für den Betrieb am besten geeignete Gerät herauszufinden. Diese Investition kann durchaus sinnvoll und lohnenswert sein, wenn dadurch die optimale Kassen-Lösung gefunden wird und damit das Betriebsergebnis positiv beeinflusst wird. Eine Fehlinvestition wäre in jedem Fall vermeidbar. Ebenfalls gute Gelegenheiten eine Kasse oder eine Registrierkasse zu mieten, sind auch Vereinsfeste, wozu die Bevölkerung des Ortes eingeladen ist. Hierzu werden von Vereinsmitgliedern meist Kuchen- und andere Essensspenden wie Salate zur Verfügung gestellt. Aus der Vereinskasse werden Getränke und evtl. Fleisch vorfinanziert. Über den Verkauf werden die Vorauslagen wieder eingenommen, und erzielte Überschüsse können dann verschiedenen Vereinsarbeiten zur Verfügung gestellt werden. Während dieser Vereinsfeste können gemietete Registrierkassen alle Verkäufe auf einer Bonrolle dokumentieren, wie sie auch im Einzelhandel und in der Gastronomie zur täglichen Umsatzabrechnung erstellt werden. Damit ist eine klare Übersicht geschaffen, was an Einnahmen erzielt wurde. Die Abrechnung am Ende wird dann mit den Vorausgaben verrechnet, ein erzielter Gewinn ist rechnerisch schnell ermittelt. Auch die Buchungen in der Vereinsverwaltung können mit dem Erstellten Kassen-Beleg nachgewiesen werden. Ein Kassensystem bestehend aus Netzwerkkassen und mobilen Kassen muss für ein Vereinsfest nicht gemietet werden. Die Verkäufe von Speisen, Getränken und eventuell auch Fanartikeln finden hier ohnehin an einem zentralen Punkt statt, wo die Gäste ihre Bestellungen auch selbst aufgeben und dann mitnehmen. Verschiedenste Gelegenheiten im Handel, in der Gastronomie und auch im Vereinsleben können eben den Einsatz von Kassen erfordern, und da ist es eine gute Möglichkeit, für jede Anforderung die richtige Kasse oder Registrierkasse mieten zu können. Denn für viele Veranstaltungen ist es nicht zwingend nötig, Kassensysteme und andere Kassen zu kaufen, weil sie doch die längste Zeit nicht genutzt und nicht benötigt werden.
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Kassen in Produktionsbetrieben
Als Kunde bekommt man in Geschäften schon viel geboten. Nüchterne und zweckmäßige Präsentationen von Waren trifft man wenn dann bei Discountern, die sich darauf konzentrieren, dem Kunden möglichst niedrige Preise zu bieten. Das macht sich für den Kunden dann natürlich bemerkbar, wenn er an der Kasse seinen Einkauf zahlt. Eine Registrierkasse wird beim Discounter schon lange nicht mehr genutzt, wie in vielen anderen Filialunternehmen wird auch hier ein Kassensystem betrieben. Kassensysteme sind eben wahre Alleskönner und bieten mehr als nur das Aufsummieren und Speichern getätigter Verkäufe. Dass es über kurz oder lang die Registrierkassen, wie sie uns seit Jahrzehnten bekannt sind, nicht mehr geben wird, bringt schon die Entwicklung von neuen Kassensystemen und immer leistungsfähiger Kassensoftware mit sich. Die Warenpräsentation in Fachgeschäften des Einzelhandels ist dem Konzept des Ladens angepasst, Dekorationen sind in aller Regel auch gut platziert. Die Dekoration im Einzelhandel ist natürlich in erster Linie dem Warenangebot anzugleichen. Dann erst kann der Jahreszeit oder dem Anlass entsprechend die Dekoration ausgesucht werden. Bei offenen Lebensmitteln wie Brot und anderen Backwaren würden Topfblumen oder ein Blumenstrauß schon aus hygienischen Gründen nicht als Deko im Schaufenster passen. Da sind dann schon eher künstliche Blumen zu bevorzugen, die ja auch schon ziemlich echt aussehen. Hersteller von Kunststoff- oder Seidenblumen haben in den letzten Jahren die Rohstoffe für ihre Produkte qualitativ soweit verbessert, dass beim Endprodukt tatsächlich nur schwer zu erkennen ist, ob es sich um echte oder künstliche Blumen handelt. Der Fachhandel dieser Waren bedient natürlich im großen Stil Einzelhändler anderer Branchen mit Dekorationen in den verschiedensten Ausführungen. Aber auch als Privatkunde kann man direkt vom Hersteller Produkte aus der ganzen Palette von künstlichen Blumen kaufen. Einige Produzenten haben ihren Betrieben ein Geschäft angegliedert, wo sie für jeden Interessenten regelmäßige Geschäftszeiten anbieten. Neben dem Warenangebot sind hier natürlich auch Kassen zur Erfassung der Verkäufe vorhanden. Neben Einzelhändlern, Gastronomen und Hoteliers können hier auch interessierte Privatleute künstliche Schnittblumen, Topfblumen und auch üppige Blumensträuße kaufen. Registrierkassen könnten hier durchaus ausreichen, um ausschließlich die Umsätze des Ladens abzurechnen. Ein Kassensystem könnte aber den Gesamtbetrieb erheblich unterstützen, weil Kassensysteme viele Arbeitsabläufe erheblich erleichtern. So kann in der Kassensoftware die Arbeitszeiterfassung nicht nur der Mitarbeiter im Verkauf aufzeichnen, sondern auch die Arbeitszeiten der Kollegen und Kolleginnen aus der Produktion und der Verwaltung des Betriebes. Hierfür kann an zentralen Stellen in Produktion und Verwaltung ein Modul der Kasse installiert werden, wo mit Chipkarten der Dienstbeginn und das Dienstende erfasst werden können. Auch können in der Kassensoftware von modernen Kassensystemen die Warenbewegungen aufgezeichnet werden. Die Verkäufe fertiger Produkte werden ja ohnehin schon über die POS-Kasse als Warenausgang erfasst. Der Wareneingang wird bei der Lieferung manuell oder mit Hilfe eines mobilen Scanners in die Kassensoftware eingetragen. Entnahmen aus dem Lager für die Produktion werden ebenfalls manuell oder mit einem mobilen Gerät im Kassensystem eingetragen. Diese Warenbewegungen werden dann in einer Datenbank statistisch dargestellt und bieten jederzeit einen aktuellen Warenbestand. Damit kann zum einen die Bestellung neuer Rohstoffe optimiert werden. Andererseits kann mit diesen Informationen auch festgestellt werden, ob es Waren und Produkte gibt, die sich mehr oder weniger gut verkaufen. Anhand dieser Auskünfte können dann Gegenmaßnahmen erarbeitet und durchgeführt werden.
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Berufe und Kassen im Einzelhandel
Der Handel gehört nach wie vor zu den Wirtschaftszweigen, in denen der Begriff Karriere mit Lehre wirklich zutrifft. Viele Führungskräfte bis in die höchsten Positionen haben wie viele selbständige Händler auch ihren Berufsweg mit einer Ausbildung im Handel begonnen. Dem differenzierten Qualifikationsbedarf entsprechend bildet der Einzelhandel in einer Vielzahl von Berufen aus. Dazu zählt zum Beispiel der Gestalter für visuelles Marketing (früher Schauwerbegestalter), Kauffrau/-mann für Bürokommunikation, oder auch Kauffrau/-mann im Groß- und Außenhandel. Hier sechzehn oder noch mehr Berufe aufzuführen, die im Einzelhandel ausgebildet werde, würde hier sicher den Rahmen sprengen. Jeder Beruf, der im Einzelhandel mit Kundenkontakten zu tun hat, bringt meist auch den Kontakt zu Kasse, Registrierkasse, Kassensystem oder Netzwerkkasse mit sich. Die wichtigsten auszubildenden Berufe im Handel sind nach wie vor Kaufmann/Kauffrau im Einzelhandel und Verkäufer/Verkäuferin mit derzeit über einhunderttausend Auszubildenden. Diese Ausbildungen wurden zum 01.08.2004 grundlegend modernisiert, womit auch die Qualifikationen deutlich verbessert wurden. Für eine Karriere im Handel ist besonders wichtig der sehr freundliche und kompetente Umgang mit Kunden, engagiert Tätigkeit auch schon im Ausbildungsbetrieb, dauernde Weiterbildung in Seminaren und Lehrgängen. In großen Betrieben wie Supermarktketten oder Filialbäckereien wird auch eine gewisse regionale Flexibilität gefordert, um auch in Filialen in anderen Orten eingesetzt werden zu können. Natürlich sind Filialen eines Betriebes meist mit Netzwerkkassen oder einem Kassensystem ausgestattet. Die Bedienung der meist identischen Endgeräte ist dann für den Mitarbeiter kein Problem. Auch die Kassensoftware dürfte mit beinahe identischen Informationen bestückt sein. Lediglich kleinere filialspezifische Unterschiede sind zu berücksichtigen. Aber wer seine Ausbildung gewissenhaft durchlaufen hat und auch seine Berufstätigkeit im Einzelhandel mag, wird weder ein Problem damit haben, gelegentlich auch in einer anderen Filiale zu arbeiten und sich dort auf ein Kassensystem mit leicht differenzierter Kassensoftware einzustellen. Da die POS-Kassen in Filialen alle eine Leitung zur Betriebszentrale haben, wird dort auch von jeder Filiale aus die an der Kasse stattfindende Arbeitszeiterfassung bekannt gegeben. So lässt sich nicht nur nachweisen, dass ein Mitarbeiter gearbeitet hat, sondern auch wo er tätig gewesen ist. Dadurch könnten eventuell Fahrtkostenerstattungen seitens des Arbeitgebers gewährt werden. Da der Hauptbetrieb auch einen Zugang zur Kassensoftware hat, können in einer entsprechenden Datenbank auch Preise aktualisiert werden. Regelmäßige Preisänderungen finden in vielen Verbrauchermärkten mit wöchentlich wechselnden Angeboten statt. Somit können auch die Preise der entsprechenden Artikel von einer zugriffsberechtigten Person im Kassensystem auf den Angebotspreis gesenkt und später wieder auf den Normalpreis erhöht werden. Die Mitarbeiter an den Kassen Stationen bekommen von der Datenänderung aktiv meist nichts mit. In kleinen Einzelgeschäften, wo noch eine herkömmliche Registrierkasse genutzt wird, ist eine solche Preisänderung in der Kassensoftware nicht möglich, aber auch nicht nötig. Eine kleine Bäckerei beispielsweise wird möglicherweise wöchentlich ein Angebot haben, aber nicht in dem Warenumfang, als dass man sich das nicht so merken könnte. Auch die Werbeschilder für die Kunden, wann was im Angebot ist, helfen den Verkäuferinnen, die jeweilige Aktionsware korrekt mit der Registrierkasse abzurechnen.
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